Ausführliche Selbstüberprüfung

Datenschutz-Checkliste für Unternehmen in Österreich

Diese Checkliste hilft Ihnen, typische Datenschutzthemen strukturiert zu prüfen: von Website und Datenschutzerklärung über DSGVO-Dokumentation, österreichisches Datenschutzgesetz, Dienstleister und technische Maßnahmen bis zur laufenden Pflege.

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Warum diese Liste?

Vom Bauchgefühl zur nachvollziehbaren Datenschutzprüfung

Datenschutz wird im Alltag schnell unübersichtlich: neue Website-Tools, Formulare, Cloud-Dienste, Newsletter, interne Zugriffe, Auftragsverarbeiter und Dokumentationspflichten greifen ineinander. Eine gute DSGVO-Checkliste macht diese Themen sichtbar und hilft, Prioritäten zu setzen.

Die folgenden Prüfpunkte orientieren sich an typischen Anforderungen aus DSGVO, österreichischem Datenschutzgesetz (DSG), Website-Datenschutz und technischen sowie organisatorischen Maßnahmen. Sie ersetzen keine verbindliche rechtliche Prüfung, eignen sich aber als Vorbereitung für einen Website Datenschutz Check, ein Datenschutz-Erstaudit oder eine laufende Betreuung.

Prüfpunkte

Ausführliche Datenschutz-Checkliste zur Selbstüberprüfung

Nutzen Sie die Liste als Arbeitsgrundlage. Markieren Sie offene Punkte, ergänzen Sie Verantwortliche und halten Sie fest, welche Nachweise bereits vorhanden sind.

1. Website, Transparenz und Pflichtinformationen

  • Ist die Datenschutzerklärung aktuell und auf die tatsächlich eingesetzten Website-Funktionen abgestimmt?
  • Werden Kontaktformulare, Newsletter, Downloads, Bewerbungen und Terminbuchungen verständlich erklärt?
  • Sind Verantwortlicher, Kontaktmöglichkeit, Zwecke, Rechtsgrundlagen, Speicherdauer und Empfänger nachvollziehbar beschrieben?
  • Werden externe Inhalte wie Karten, Videos, Fonts, Bewertungswidgets oder Social-Media-Plugins transparent gemacht?
  • Ist das Impressum leicht auffindbar und mit den übrigen Kontaktangaben konsistent?

2. Cookies, Tracking und Online-Marketing

  • Werden nicht notwendige Cookies und Tracking-Skripte erst nach wirksamer Zustimmung geladen?
  • Können Besucherinnen und Besucher einzelne Kategorien nachvollziehbar akzeptieren oder ablehnen?
  • Sind Analyse-, Remarketing-, Newsletter- und Werbetools dokumentiert?
  • Wird regelmäßig geprüft, ob neue Marketingtools zusätzliche Informationen oder Einwilligungen erfordern?
  • Sind Consent-Einstellungen, Anbieter und Skriptverhalten technisch überprüft?

3. Verzeichnis und Dokumentation

  • Gibt es ein aktuelles Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten für zentrale Geschäftsprozesse?
  • Sind Zwecke, Kategorien personenbezogener Daten, Betroffenengruppen, Empfänger und Löschfristen dokumentiert?
  • Sind technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) schriftlich nachvollziehbar?
  • Werden Änderungen an Tools, Prozessen, Dienstleistern und Berechtigungen zeitnah nachgeführt?
  • Ist klar, wo Datenschutzunterlagen abgelegt sind und wer sie pflegt?

4. Rechtsgrundlagen und Einwilligungen

  • Ist für jede relevante Verarbeitung klar, auf welcher Rechtsgrundlage sie erfolgt?
  • Werden Einwilligungen freiwillig, informiert und nachweisbar eingeholt?
  • Gibt es einen einfachen Widerrufsprozess für Einwilligungen?
  • Werden berechtigte Interessen begründet und mit den Interessen betroffener Personen abgewogen?
  • Sind Verträge, Formulare und interne Hinweise sprachlich verständlich und aktuell?

5. Auftragsverarbeiter und Dienstleister

  • Sind Hosting, Newsletter, CRM, Support-Tools, Cloud-Dienste, Zahlungsanbieter und Marketingtools erfasst?
  • Liegen notwendige Auftragsverarbeitungsverträge oder passende Vereinbarungen vor?
  • Ist dokumentiert, welche Daten ein Dienstleister erhält und zu welchem Zweck?
  • Werden neue Anbieter vor dem Einsatz datenschutz- und sicherheitsbezogen geprüft?
  • Sind mögliche Drittlandübermittlungen bekannt und dokumentiert?

6. Betroffenenrechte und interne Abläufe

  • Gibt es einen Ablauf für Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch?
  • Ist klar, wer Anfragen entgegennimmt, prüft, beantwortet und dokumentiert?
  • Werden Fristen überwacht und interne Rückfragen rechtzeitig koordiniert?
  • Gibt es Vorlagen für Antwortschreiben oder interne Prüfschritte?
  • Wird der Ablauf gelegentlich getestet oder anhand echter Fälle verbessert?

7. IT-Sicherheit und TOMs

  • Sind Benutzerkonten, Rollen, Admin-Zugänge und Berechtigungen nachvollziehbar geregelt?
  • Werden Passwörter, Mehr-Faktor-Authentifizierung und Gerätezugriffe angemessen abgesichert?
  • Sind Backups, Wiederherstellungstests, Updates und Sicherheitsverantwortlichkeiten dokumentiert?
  • Gibt es Prozesse für Eintritte, Austritte und Rollenwechsel von Mitarbeitenden?
  • Sind Verschlüsselung, Zugriffsschutz und Protokollierung für zentrale Systeme geprüft?

8. Datenschutzvorfälle, Schulung und laufende Pflege

  • Gibt es einen Ablauf für Datenschutzverletzungen und die Bewertung möglicher Meldepflichten?
  • Wissen Mitarbeitende, an wen sie sich bei Datenschutzfragen oder Vorfällen wenden sollen?
  • Werden Schulungen, Sensibilisierungen oder kurze interne Hinweise regelmäßig durchgeführt?
  • Gibt es einen wiederkehrenden Review für Website, Tools, Dienstleister und Dokumentation?
  • Ist geklärt, ob für bestimmte Verarbeitungsvorgänge eine Datenschutz-Folgenabschätzung geprüft werden sollte?

Orientierung: Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679, österreichisches Datenschutzgesetz (DSG) und TKG 2021, § 165. Die Checkliste ist eine praktische Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung.

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